Quelques conseils pour l'organisation de l'espace de stockage partagé

Si vous faites partie des personnes amenées à organiser la liste et à créer des dossiers et des fichiers, soyez prévoyant : pensez que la liste est peut-être amenée à se développer de manière importante et qu'elle va peut-être être utilisée pendant plusieurs années.

Voici quelques suggestions pour qu'une liste ne se développe pas de manière anarchique :

• Si la liste doit contenir les mêmes types de ressources à intervalles réguliers, choisissez une organisation par mois ou par année (ou autre en fonction de vos besoins).
  

  Exemple : si la liste est destinée à recueillir les travaux d'étudiants, ceux-ci assisteront aux mêmes cours et effectueront les mêmes travaux d'une année sur l'autre. Le mieux est donc de créer en racine de l'espace de stockage partagé un dossier par année universitaire : ceci permettra aux étudiants de consulter les travaux et les cours de l'année précédente (à charge pour les enseignants de restreindre l'accès à certaines ressources). On peut ensuite imaginer des sous-dossiers par cours ou par enseignant au sein de chaque dossier d'année.

• S'il s'agit d'une liste collaborative pour les membres d'un même service, privilégiez une organisation par projet.
• Si la liste est une liste destinée à échanger des informations, choisissez une organisation par sujet.
• Vous pouvez également également choisir de mettre en place une organisation par personne, par équipe, etc, voire combiner les différentes solutions énoncées précédemment !

Afin d'éviter tout problème, choisissez avec soin les noms des fichiers et dossiers que vous publiez sur les listes : donnez-leur des noms explicites mais pas trop longs et évitez les espaces, accents, tirets et caractères spéciaux.