Information/New : HAL-SHS avec les accents.

["crhst" <crhst AT cite-sciences.fr>]

En raison d'un problème de serveur, les accents du courriel précédent ne sont 
pas passés. Voici une nouvelle version plus lisible.

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Le département SHS a eu le souci au cours des dernières années d'assurer une 
meilleure visibilité à la production scientifique de ses laboratoires et une 
meilleure accessibilité. Dans le prolongement des outils mis en place par le 
département (BiblioSHS, CENS) et dans le cadre de la nouvelle politique d'IST 
du CNRS, un nouvel outil est mis en place pour assurer la collecte, la 
préservation et l'utilisation intégrée des informations sur les publications 
des laboratoires et des publications elles-mêmes. Cet outil, développé par le 
CCSD (Centre pour la Communications Scientifique Directe), offre désormais 
une déclinaison propre aux SHS : HAL-SHS. 

Ce dispositif vous concerne à trois niveaux :

dépôt des productions des membres du laboratoire (écrits, publications) et du 
laboratoire (rapports, instruments, etc.) 
dépôt des références bibliographiques des publications des membres du 
laboratoire 
création de pages personnelles avec extraction automatique des publications 
(références et textes)

Les conditions dans lesquelles peuvent ou doivent se faire ces dépôts sont 
explicitées plus loin. 

Nous tenons à insister sur la dimension fondamentale de ce dispositif à 
travers lequel, désormais, vous-même en tant que directeur d'unité, la 
direction scientifique, mais aussi le Comité national, vont assurer le suivi 
et l'évaluation de l'activité du laboratoire et de ses chercheurs. 

Nous vous demandons donc de déposer, à partir d'aujourd'hui, l'ensemble des 
écrits et publications issus de votre laboratoire, de même que les rapports 
quadriennaux, sur le serveur HAL-SHS du CCSD : http://halshs.ccsd.cnrs.fr. 


Quelques explications et informations supplémentaires s'imposent que nous 
exposerons en suivant les trois niveaux évoqués plus haut. Nous expliciterons 
ensuite les avantages pour les laboratoires et les chercheurs.

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1. Dépôt des productions des membres du laboratoire (écrits, publications) et 
du laboratoire (rapports, instruments, etc.)


Il faut distinguer clairement les deux fonctions de ce dispositif: archives 
ouvertes et archive institutionnelle. 

La première fonction - archives ouvertes - les chercheurs sont invités à 
déposer tous les écrits qu'ils ont produits ou sur lesquels ils disposent du 
copyright. C'est le cas notamment de tous les « pre-prints » (communications, 
« working papers, etc.). C'est aussi le cas des « publications » (article de 
revue, chapitre d'ouvrage, etc.) lorsque cette possibilité a été définie en 
accord avec l'éditeur (pour les revues, selon une « barrière mobile » à 
définir avec l'éditeur). Tous les dépôts effectués au titre « d'archives 
ouvertes » sont entièrement publics. La décision de dépôt relève toujours de 
la décision du chercheur déposant.

La deuxième fonction - archive institutionnelle - les chercheurs et les 
laboratoires doivent déposer l'ensemble de leurs écrits et publications, y 
compris les rapports quadriennaux, quel que soit le copyright. Il s'agit ici 
d'un dépôt « institutionnel » d'accès strictement contrôlé à l'usage des 
membres du Comité national pour leurs tâches d'évaluation, de la direction 
scientifique pour le suivi des laboratoires et des chercheurs, et de la 
direction générale pour le suivi de l'organisme. Il convient que les dépôts 
soient aussi exhaustifs que possible à la fois pour les tâches d'évaluation, 
mais aussi à des fins de préservation patrimoniale. Dans tous les cas il 
s'agira d'une seule opération de dépôt, la visibilité en tant qu'archive 
ouverte étant de la responsabilité et du choix du déposant.

Pour le dépôt des rapports d'activité des laboratoires, ainsi que de tout 
document (documents pour un comité d'évaluation par exemple) que le 
laboratoire veut ou doit mettre en partage à des fins d'évaluation, le 
directeur du laboratoire disposera d'une boîte au nom de son unité (code 
CNRS). Cette fonction particulière ne sera opérationnelle qu'au 1er septembre.


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2. Dépôt des références bibliographiques des publications des membres du 
laboratoire


Les laboratoires doivent désormais déposer les références bibliographiques de 
l'ensemble de leur production sur HAL-SHS. Ce nouveau dispositif présente 
l'avantage d'être le point de départ unique d'une chaîne intégrée qui servira 
à toutes les tâches requises des directeurs de laboratoire et des chercheurs :


les auteurs sont identifiés individuellement, avec notamment leur laboratoire 
et leur institution d'appartenance (Université X, Ecole Y, etc.). Le 
chercheur, le laboratoire ou l'établissement d'appartenance peut donc 
disposer d'un état complet et à jour de sa production scientifique. 


les notices déposées sont intégrées à la chaîne de traitement de 
l'information requise des laboratoires (rapport quadriennal) et des 
chercheurs (fiche documentaire annuelle, rapports d'évaluation bi-annuels et 
quadriennaux) 


les données sont disponibles, consultables et extractibles de n'importe où à 
partir d'un accès internet, par les déposants.


Deux précisions : 


toutes les données saisies dans Publi@CNRS seront reversées dans HAL-SHS. Le 
travail antérieur n'est donc pas perdu. En revanche, il conviendra d'enrichir 
les champs qui étaient inexistants dans Publi@CNRS. Toutes les notices seront 
identifiables à partir du code de l'unité.

Il convient de procéder à cet enrichissement pour les quatre années du 
quadriennal échu ou en cours, selon la vague de contractualisation à la 
quelle le laboratoire appartient, car ceci servira de base à l'évaluation du 
laboratoire. Si les chercheurs complètent eux-mêmes cet enrichissement pour 
leur propre liste de publications, l'ensemble de la production d'un 
laboratoire devrait finalement se trouver sur HAL-SHS. Des possibilités 
d'enrichissement des notices seront fournies aux labos. 

En retour les laboratoires bénéficient d'un service : il est possible de 
créer une liste de publications de votre laboratoire consultables en texte 
intégral, extraite et mise à jour automatiquement de HAL-SHS, avec 
possibilité de certification par le directeur d'unité grâce à un « tampon ». 
Un lien vers cette liste depuis le site de votre laboratoire vous permet de 
constituer automatiquement une sorte de présentoir électronique de sa 
production à destination de la communauté scientifique et des instances 
d'évaluation. Cette liste est exportable pour intégration dans le rapport 
d'activité quadriennal du laboratoire.

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3. Création de pages personnelles avec extraction automatique des publications


La Cellule Communication du Département SHS a développé avec le CCSD un « 
modèle de page personnelle chercheur » utilisant la charte graphique des 
sites Web des laboratoires du CNRS aux couleurs du département. Ses avantages 
: 


elle permet de disposer d'une interface simple pour disposer d'un C.V. en 
ligne, facilement mis à jour ;

elle produit via une URL la liste des publications du chercheur, sur la base 
des données bibliographiques saisies, et l'extraction des fichiers « full 
texte » liés lorsqu'ils ont été déposés en mode « public » (archives 
ouvertes) ; 

pour les documents déposés en « full text », ceux-ci ont une adresse URL fixe 
garantie dans le temps qui permet la citation du document dans tout article 
ou page web en ligne ; 

pour les chercheurs CNRS, cette page pourra être utilisée pour la production 
de leur fiche documentaire annuelle et de leurs rapports d'évaluation 
bi-annuels et quadriennaux suivant les différents formats d'exportation 
proposés; 

l'accès à cette page, pour lecture ou modification, dynamique est possible à 
partir de tout accès au Net. Le contenu de la page personnelle est contrôlé 
par les chercheurs. Cette page peut être intégrée au site du laboratoire. 

Pour faciliter l'utilisation de ce nouvel outil, bien qu'il soit très facile 
au plan pratique, des guides sont prévus pour accompagner les utilisateurs. 


Les principes d'utilisation :

Avant tout dépôt, un utilisateur doit s'inscrire dans HAL-SHS pour choisir un 
login et un mot de passe ; l'opération prend quelques minutes tout au plus. 
HAL-SHS incorpore une liste de laboratoires avec les informations les 
concernant, l'ensemble de leurs tutelles par exemple, mais cette liste peut 
ne pas être encore complète. Si votre laboratoire n'est pas encore dans la 
liste des « laboratoires connus de Hal », faites-le intégrer dans cette liste 
en écrivant à : ccsd AT ccsd.cnrs.fr en prenant bien soin de donner des 
informations précises et complètes. Lors des saisies ultérieures, cela vous 
évitera des opérations répétitives.

Il vous appartient de faire connaître de manière active aux membres de votre 
laboratoire l'existence de ce nouveau dispositif, de les inviter à s'y 
inscrire et à y faire les dépôts requis par le CNRS (archives 
institutionnelles, notices bibliographiques) et les dépôts volontaires 
(archives ouvertes).

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Centre Alexandre Koyré - Centre de Recherche en Histoire des Sciences et des 
Techniques.
Unité Mixte de Recherche n°8560 du CNRS, de l'EHESS, du Muséum National 
d'Histoire Naturelle et de la Cité des Sciences et de l'Industrie.

Equipe du CRSHT et pôle HSTL
30 av. Corentin Cariou
75930 PARIS CEDEX 19
FRANCE

tél. : +33 (0)1 40 05 75 52
fax : +33 (0)1 40 05 75 51
email/mél crhst : crhst AT cite-sciences.fr

crhst : http://www.crhst.cnrs.fr
cak : http://www.koyre.cnrs.fr
pôle hstl : http://www.crhst.cnrs.fr/hstl